大学政策

社会安全号码隐私政策

行政

社会安全号码隐私政策

该政策规定了学院在日常业务过程中获得的社会安全号码的机密性.1 政策中提到的“社会安全号码”是指个人的社会安全号码或该号码的四个以上连续数字. 政策中所提到的“单据”包括所有单据，无论其形式如何(i.e.、纸张、电子、缩微胶片等.).

I. 适用性

这项政策适用于学院社区的所有成员-教师，职员和学生.

II. 获取社会安全号码

学院限制访问包含社会安全号码的信息或文件的学院社区成员，他们有合法的学院业务理由访问此类信息或文件. 部门管理人员负责通过适当的培训和监督程序实施这一限制.

3. 禁止披露

学院社区的成员应维护包含社会安全号码的学院信息和文件的机密性. 学院成员不得使用员工的社会保障号码做下列任何行为, 学生, 或其他个人:

  1. 公开显示社会安全号码.2
  2. (一)未经招生服务处处长批准，使用社会保险号码作为学生的主要账号, 或(b)未经人力资源副总裁批准的员工或其他个人.
  3. 在任何身份证章上明显打印社会安全号码, 会员卡, 许可证, 或许可.
  4. 邮寄载有个人社会安全号码的文件，除非该文件属于下列例外情况之一:3
    1. 州或联邦法律, 规则, 监管, 或法院命令或规则授权, 许可证, 或要求社会安全号码出现在文档中.
    2. 该文件是作为个人发起的申请或注册过程的一部分发送的.
    3. 文件发送建立, 确认状态, 服务, 修改, 或者终止账户, 合同, 政策, 或雇员或健康保险福利, 或者确认拥有账户的个人的社会安全号码的准确性, 合同, 政策, 或雇员或健康保险福利.
    4. 该文件的邮寄与正在进行的行政使用有关，用于执行以下任何一项:
      1. 核实个人身份, 识别一个人, 或完成与现有或拟议帐户相关的另一个类似的管理目的, 事务, 产品, 服务, 或就业.
      2. 调查个人的索赔、信用、犯罪或驾驶历史.
      3. 侦测、预防或阻止身份盗窃或其他犯罪.
      4. 依法追求或执行学院的合法权利.
      5. 提供或管理雇员或健康保险福利、索赔或退休计划.
    5. 该文件由其社会保障在文件中出现的个人或其父母或法定监护人的要求邮寄或应其要求邮寄.
    6. 该文件的邮寄方式或目的与《365bet体育在线网址》(GLB)一致。, 健康保险流通与责任法案(HIPAA), 或者1956年的密歇根保险法.
    7. 总法律顾问办公室核准的其他例外情况.
  5. 要求个人通过互联网或计算机系统或网络传输其社会安全号码，除非连接是安全的, 或者传输是加密的.
  6. 除非连接是安全的，否则要求个人使用或传输其社会安全号码才能访问互联网网站或计算机系统或网络, 或者传输是加密的.
  7. 邮寄任何包含社会安全号码的文件，该号码在信封或文件包装上或从外部可见.

IV. 授权使用

此策略不禁止在州或联邦法规授权或要求的情况下使用社会安全号码, 规则, 监管, 或法院命令或规则, 或依照法律发现或程序.

本政策也不禁止大学警察使用社会安全号码进行刑事调查或向Title IV-D机构(儿童抚养/抚养令)提供社会安全号码。, 执法机构, 法院, 或作为刑事调查或起诉的一部分的检察官.

V. 社会安全号码的处理

根据学校文件保存政策，不再需要保存社会安全号码的文件时，应妥善销毁. 包含社会安全号码的纸质文件应该粉碎. 载有社会安全号码的电子文件应按照通讯执行主任发布的指导方针销毁 & 信息技术或其指定人员.

VI. 违反

违反这项政策可能会受到纪律处分, 最高可包括开除员工和学生停学. 违反此政策的个人也可能受到密歇根社会安全号码隐私法规定的民事和刑事处罚.

经主席会议批准
2007年8月29日
(总法律顾问办公室，2023年1月修订)

1 本政策是根据密歇根社会安全号码隐私法(MCL 445)制定的.81 et. seq.
2 “公开展示”是指展示, 举起, 帖子, 或使可见，或使开放的视野, 包括但不限于, 在计算机设备上打开视图, 计算机网络, 网站, 或其他电子媒介或设备, 公开的对公众或以公开的方式公开的.
3 “邮件”包括美国邮件, 校园邮件, 电子邮件或者其他不需要收件人签名表明实际收货的递送服务.